Mind to motion
Teamconflicten
Systemische benadering
Dynamiek in de samenwerking
Waar samen wordt gewerkt, kunnen conflicten ontstaan. Vaak worden deze gelukkig weer eenvoudig opgelost. Soms is de dynamiek binnen een team zo verstoord dat begeleiding nodig is. Ik help bij het doorbreken van vastgelopen patronen en samen te werken aan een nieuw perspectief. Dit doe ik vanuit een systemische benadering. Waarbij ik niet kijk naar het individu, maar naar de dynamiek van de onderlinge relaties die bepaald gedrag veroorzaken en in stand houden. Door op zo’n manier te kijken naar een teamconflict maak je zichtbaar welke patronen een conflict of vastgelopen samenwerking veroorzaken.
Patronen in ’t vizier
Op weg naar constructieve samenwerking
Binnen een team werken collega’s op verschillende manieren met elkaar samen. Er zijn verschillende soorten interacties onderling en verschillende percepties van de werkelijkheid. Er is een bonte verzameling karakters, functies en (sub)culturen. Hierdoor kan gedrag van collega’s anders worden geïnterpreteerd dan de bedoeling is. Meestal heeft dat niet veel impact. Je accepteert dit van elkaar. Hierdoor zijn patronen in balans. Door een bepaalde gebeurtenis, tijdsdruk of verandering in de situatie kunnen deze ogenschijnlijk stabiele patronen vastlopen. Er ontstaat steeds meer ergernis, onenigheid, onrust en gedoe. Als dit te lang voortkabbelt, kan dit escaleren.
Vaak wordt één collega of een groepje collega’s aangewezen als boosdoener. Of ligt het aan de manager of teamleider. Of een verandering. Zo’n schakel vervangen lost het onderliggende probleem niet op. Dat is meestal een oplossing van korte duur. Zoom je dieper in op de dynamiek van het team en leg je de patronen bloot, dan blijkt de bron van het conflict vaak een heel andere te zijn. Eentje die je samen kunt aanpakken door met nieuwe inzichten te werken aan een nieuw perspectief voor een constructieve samenwerking. Hiervoor is begeleiding nodig en vooral ook bereidheid van alle betrokkenen om dit pad samen in te slaan.
Werkwijze begeleiding teamconflicten
We doorlopen vijf stappen
1. Voorbereiding
Bij een verzoek om mogelijke begeleiding van een teamconflict gaan we in gesprek over de concrete vraag en behoefte. Wat speelt er precies? Wie zijn er vanuit de organisatie betrokken? Welke impact heeft het conflict op de betrokkenen en op de organisatie? Wat is er tot nu toe geprobeerd om de situatie op te lossen? Wat verwachten jullie van mij? Wat is de urgentie? Wie moeten in een mogelijk traject worden betrokken? Met de antwoorden op dit soort vragen kom ik met een voorstel over de aanpak, de (concept) planning en de kosten. Is de situatie zeer complex of bestaat het team uit meer dan acht personen, dan werk ik dat samen met een collega uit mijn netwerk. Als de opdracht mij wordt gegund, dan kunnen we van start met de volgende stap.
2. Startsessie
Tijdens een eerste plenaire bijeenkomst leg ik aan alle betrokkenen uit wat we met elkaar gaan doen. En op welke manier. Ik leg de systeembenadering uit. En betrokkenen kunnen vragen stellen.
3. Intake: inventariseren en analyseren
Met iedere betrokkene voer ik een individueel en vertrouwelijk gesprek waarin ik telkens dezelfde vragen stel om evenwichtig in beeld te brengen wat er speelt; welke patronen er zijn te ontdekken en wat de dynamiek is. Tijdens deze gesprekken maak ik kennis met alle betrokkenen en heeft iedereen de gelegenheid zijn of haar eigen verhaal en perspectief in vertrouwelijkheid te delen. Dit is belangrijke input voor de inventarisatie van de situatie. Met welke type gedrag hebben we te maken? Welke normen en waarden gelden er? Welke factoren hebben een positieve of juist negatieve invloed op het systeem? Wat is er nodig om verandering te bereiken? Wie kan daarbij welke rol spelen? Met deze inventarisatie maak ik een terugkoppeling tijdens een plenaire sessie om te toetsen of iedereen zich hierin herkent.
4. Plenaire terugkoppeling
In een gemeenschappelijke sessie krijgen jullie terug wat is opgehaald tijdens de individuele gesprekken. Deze terugkoppeling is volledig geanonimiseerd en op zo’n manier opgesteld dat het niet is te herleiden tot één bron. De sessie is interactief en vooral bedoeld om iedereen mee te nemen in de momentopname die is gemaakt van de situatie. De belangrijkste vragen zijn: herkent iedereen zich in deze ‘foto’? En wat betekent dit voor de groep? Met de reacties kunnen we een volgende stap maken en vervolgacties definiëren voor het samenstellen van ‘het nieuwe verhaal’.
5. Workshop ‘het nieuwe verhaal’
In een afsluitende sessie werken we gezamenlijk ‘het nieuwe verhaal’ uit, waarvoor ik een voorzet heb gedaan. Het moet uiteindelijk jullie gezamenlijke verhaal voor de toekomst worden over een hernieuwde samenwerking. Op deze manier is iedere betrokkene eigenaar en verantwoordelijk voor de oplossing en de nieuwe situatie. Aan het einde van deze sessie bepalen we gezamenlijk of en welke vervolgstappen er nodig zijn om ‘het nieuwe verhaal’ concreet invulling te geven en in de praktijk toe te passen. Soms is er voldoende bereikt om deze stappen zelf als team te nemen. Of is het wenselijk om in tijdelijk verder te begeleiden. In dat geval start er in nauw overleg een vervolgtraject op maat.
Tussen de verschillende stappen is er soms behoefte aan afstemming met de opdrachtgever. Dat verschilt per situatie. Van belang is dat alles wat in vertrouwen is gedeeld door individuele betrokkenen niet expliciet wordt besproken. Het gaat vooral om het bespreken van de voortgang.
Maatwerk
Hoe lang duurt een traject?
Het begeleiden van teamconflicten is altijd maatwerk ondanks een vaste werkwijze. Insteek is om zo snel mogelijk toe te werken naar een gedragen oplossing. Hiervoor is de beschikbaarheid van alle betrokkenen essentieel. Daarnaast is de omvang van de groep van invloed op de benodigde tijd. Na een eerste kennismakingsgesprek kan een indicatie worden gegeven van te verwachten looptijd.
Getriggerd?
Stel je vraag
Wil je meer weten? Een offerte aanvragen? Of vrijblijvend een kop koffie of thee drinken en bespreken hoe ik van toegevoegde waarde voor jouw organisatie kan zijn?
Laat het me weten!
